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Comptabilité : les bonnes pratiques à adopter

Le marathon des déclarations fiscales approche… Mais pour s’y coller, encore faut-il que sa compta soit au cordeau. Forte de 45 ans d’accompagnement comptable et fiscal des soignants libéraux, l’Angiil vous aide. Récapitulatif des bonnes pratiques à adopter en comptabilité…

Que l’on soit infirmière, kiné, pédicure-podologue ou sage-femme, aucun soignant libéral n’a reçu de formation en comptabilité avant de s’installer. Du coup, certains se sentent incapables de se débrouiller seuls. Dommage… car faire sa compta soi-même est tout à fait possible : il suffit juste d’adopter quelques bonnes pratiques. De surcroît, vous ferez de sérieuses économies… Dans ces temps d’inflation galopante et d’honoraires conventionnels qui stagnent, ce n’est pas inutile !

Adopter de bons outils

La première condition d’une compta réussie est d’avoir un compte bancaire ou postal exclusivement réservé à l’activité professionnelle. Cela simplifie la tenue de la compta et limite, de fait, le champ d’intervention fiscal en cas de vérification de comptabilité.

De même, il est nécessaire d’adopter le réflexe « bon logiciel compta ». En effet, vous pourrez bénéficier de fonctions d’automatisation et d’un accompagnement qui vous feront gagner du temps. Mieux même, si ce dernier est en ligne, vous ne risquez pas de perdre vos livres comptables. Ceux-ci sont stockés à distance et accessibles en permanence.

Ne pas se faire déborder

Une compta réussie, ce sont des écritures traitées à temps une fois par mois ou, au pire, par trimestre. Il convient alors de :

  • ne pas laisser les écritures en compte d’attente(1) indéfiniment, mais plutôt les affecter dès que possible. Grâce à la possibilité de créer des règles d’affectation automatiques, un bon logiciel de compta peut vous y aider !
  • vider régulièrement le compte d’attente en réaffectant dès que possible les écritures… et, surtout, le solder AVANT l’établissement de la liasse fiscale.

Affecter les écritures dans les bons comptes

Une bonne compta est aussi une histoire de logique. Ainsi, il paraît évident qu’une recette doit être affectée dans les comptes de recettes et une dépense dans les comptes de dépense. Mais il s’agit de savoir que :

  • les recettes d’exploitation (imposables) sont affectées dans un compte commençant par 7
  • les dépenses d’exploitation (déductibles) le sont dans un compte commençant par 6.

Toutefois, un bon logiciel compta vous déchargera de la tâche de choisir le compte comptable(2) vous-mêmes. En effet, grâce à des libellés simples et compréhensibles (tels « honoraire reçu », « fourniture de bureau », « loyer et charges locatives »…), les écritures que vous saisirez seront automatiquement affectées dans les bonnes catégories, autrement dit dans les bons comptes comptables.

Etre cohérent

S’en tenir aux règles comptables en veillant à un minimum de cohérence fait également partie du B.A-BA. Ainsi :

  • toutes les opérations en espèces doivent être consignées dans votre journal de caisse(3) : les entrées (paiement de vos honoraires par un patient par exemple), comme les sorties (achat de fourniture…). Reste qu’il est impossible d’enregistrer une dépense si son montant dépasse le solde de votre caisse : sinon, votre caisse serait négative, ce qui est impossible ! Du coup, lorsque des opérations sont réglées en espèces, veillez à ne pas dépasser le solde… ou renflouez votre caisse par un apport personnel
  • un professionnel relevant du BNC n’a pas la faculté d’inscrire des dotations à un compte de réserve spécial. Du coup, impossible, par exemple, de déduire le montant d’œuvres d’artiste vivant (réservé aux BIC)…
  • La réintégration dans le patrimoine personnel d’une immobilisation sans valeur de cession ne passera jamais : il convient de valoriser le bien s’il est toujours utilisable (exemple : valeur argus pour un véhicule). Seule la mise au rebut d’un bien hors d’usage peut entraîner une valeur de cession nulle.
  • pour être admis en déduction, les amortissements des immobilisations doivent être comptabilisés. Il s’agit donc, là, que le solde débiteur du compte 68 (dotation aux amortissements) et les amortissements déduits sur la déclaration 2035 soient identiques…

Disposer des documents comptables obligatoires à la bonne norme

Tous les professionnels libéraux soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée (2035) doivent tenir obligatoirement :

  • le grand livre annuel qui regroupe l’ensemble des transactions et des mouvements bancaires en les classant par compte comptable
  • le livre journal qui liste chaque jour les recettes et dépenses en lien avec votre activité. A noter : les professionnels libéraux au régime micro-BNC ne sont tenus qu’à la fourniture d’un livre des recettes
  • le Fichier des Ecritures Comptables qui répertorie de façon chronologique toutes les opérations (entrées et sorties d’argent) effectuées au cours d’un exercice comptable. Reste que ce dernier doit fournir les dix-huit informations obligatoires PAR écriture (code, libellé, numéro de l’opération, montant, date, motif…) : il est donc nécessaire de veiller à les fournir. De surcroît, le FEC doit être nommé au format attendu par l’Administration : SIRENFECAAAAMMJJ, avec AAAAMMJJ correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.

Pour obtenir ces trois documents, pas de panique ! Un bon logiciel comptable, doté d’une synchronisation bancaire comme l’est AngiilCompta, vous les sortira automatiquement. Une épingle supplémentaire retirée de votre pied !

S’assurer de toutes les procédures

Enfin, respecter les dernières procédures est également très simple. Il suffit de :

  • garder tous les justificatifs : pour être sûr de les conserver correctement, vous pouvez les scanner. Non seulement vous les retrouverez facilement, mais, en plus, vous éviterez leur dégradation physique. Mais attention à conserver les originaux qui sont les seuls validés par l’administration fiscale en cas de contrôle !
  • disposer de l’attestation de conformité de votre logiciel comptable
  • clôturer votre exercice comptable annuellement. Là aussi, les titulaires d’un bon logiciel comptable n’ont aucun souci à se faire ! En effet, il leur suffit d’activer la fonction. Tout s’effectue alors de façon automatique : clôture rendant impossible toute modification de la compta ; archivage de l’exercice ; et, même, report à nouveau(4) (autre procédure obligatoire). Il est de coutume que les adhérents d’une association de gestion agréée effectuent leur clôture après sécurisation complète de leur parcours comptable et fiscal par leur association. Autrement dit après réception de leur compte-rendu de mission.

Et surtout… n’oubliez pas ! Les experts Angiil sont là pour vous guider et vous accompagner. Mieux même ! Grâce à une application similaire à celle employée par les sociétés de maintenance informatique, nos experts peuvent, avec votre autorisation, prendre en main à distance votre logiciel de comptabilité pour vous donner un p’tit coup de main !

 

Définitions importantes

1/ COMPTE D’ATTENTE : un compte d’attente est par définition un compte qui sert à mettre « en attente » une opération que vous souhaitez comptabiliser mais dont il vous manque des éléments (facture par exemple). Son utilisation doit donc rester temporaire.

2/ COMPTE COMPTABLE : le compte comptable est la subdivision de base de la comptabilité. Il est défini selon les règles du Plan Comptable Général (PCG) et est composé le plus couramment de 6 chiffres. Dans un compte sont classés tous les éléments d’une même nature (« honoraires », « achat petit outillage »…)

3/ JOURNAL (OU LIVRE) DE CAISSE : le journal de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d’entrée ou de sortie (crédit et débit) d’espèces. Il peut être tenu en version papier et/ou en version informatique.

4/ REPORT A NOUVEAU : comme son nom l’indique, le report à nouveau est une écriture comptable qui consiste à reporter sur l’exercice comptable suivant. Il s’agit généralement de reporter le solde des comptes comptables commençant par 1, 2, 3, 4 et 5 de l’exercice qui vient d’être clôturé sur les mêmes comptes comptables de l’exercice qui commence.

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Flash-infos
Idels : nouveaux déploiements de l’avenant 9 au 23 mars

A compter de ce 23 mars, de nouveaux actes et cotations en termes de télésoin, téléexpertise et vaccination pourront être mis en oeuvre. Tous étaient prévus par l’avenant n°9 signé le 27 juillet 2022. Ainsi, deux nouveaux actes figureront désormais dans la NGAP infirmière : un acte de télésoin (suivi de pansement à distance valorisé à hauteur d’un TMI 1,6) ; mais aussi un acte de téléexpertise qui permettra aux Idels de demander, à distance, l’avis d’autres professionnels médicaux (valorisation à 1RQD). Les réalisations de ces nouveaux actes sont, cependant, liés à plusieurs conditions. D’autre part, à compter du 23 mars 2023, la cotation des actes de vaccination par Idel évolue également, avec des cotations allant de AMI 2,4 (soit 7,56€) ou AMI 3,05 (soit 9,61€) selon que les vaccins sont prescrits par un autre professionnel de santé ou non. Par contre, on note la suppression du supplément grippe (AMI 1). Enfin, la décision de l’Union Nationale des Caisses d’Assurance Maladie définit également les actes et missions que peuvent réaliser les Infirmiers en Pratique Avancée (suivi régulier et prise en charge ponctuelle). Pour en savoir davantage, cliquez ci-dessous !

Décision

Soins aux Professionnels de la Santé (SPS) : toujours plus d’appels !

L’association Soins aux Professionnels de la Santé qui met à disposition des soignants un numéro vert leur permettant de trouver du soutien face à une souffrance psychique fait son bilan. Ainsi, depuis son lancement en 2016, SPS a reçu près de 25 000 appels. La tendance va à l’accélération avec près de 7000 appels reçus pendant la seule année 2022 (soit +11% par rapport à 2021). Longs de 25 minutes environ, les appels proviennent à 6% de soignants libéraux. La profession infirmière (salariés et libéraux) est celle qui demeure la plus concernée, représentant 13%  des appels. En 2022, les 7000 appels reçu ont débouché à 23% vers une réorientation vers un psychologue en face-à-face, le médecin traitant (9%) ou un psychiatre (7%). Rappelons que le numéro vert SPS 0805 23 23 36 est gratuit, anonyme, et confidentiel. Il fonctionne 24h/24h 7j/7j grâce à l’appui de plus de cent psychologues formés. Davantage de détails dans le communiqué ci-dessous !

Communiqué

Idels : vers un report de la généralisation du BSI ?

La dernière étape du déploiement du Bilan de soins infirmier (BSI) est prévue, selon l’avenant 8, au 1er avril 2023. A compter de cette date, l’ensemble des patients dépendants (quel que soit leur âge) devaient bénéficier de ce dispositif. Toutefois, conformément à ce qui est permis par la clause de revoyure incluse dans les différents avenants conventionnels (6 et 8), l’Assurance Maladie aurait décidé de sursoir à cette généralisation. Motif : les 11 M€  de dépassement de l’enveloppe initialement allouée. La généralisation du BSI serait donc repoussée de six mois (octobre 2023)… et des procédures de contrôle auprès des Idels seraient mises en place afin de mieux comprendre ce dépassement. Affaire à suivre… Pour se remémorer l’avenant n°8, c’est ci-dessous…

Avenant 8

Le statut libéral permettrait-il de travailler plus longtemps ?

En pleine réforme des retraites, la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et de la Statistique, émanation du Ministère de l’Emploi) vient de faire paraître une étude consacrée à la soutenabilité du travail, autrement dit la capacité à faire le même travail jusqu’à la retraite. On y apprend sans surprise que 55% des infirmières et infirmiers, mais aussi des sages-femmes salariés se déclarent incapables de faire le même travail jusqu’à leur retraite. Toutefois, 31% d’entre eux estiment qu’ils pourraient le faire s’ils changent de statut et deviennent libéraux. A priori, selon eux, l’autonomie que confère ce statut permet de garder une meilleure santé, mais aussi de mieux articuler vie familiale et vie professionnelle… même sur la durée de travail est plus longue… ! Pour lire l’étude, c’est ci-dessous !

Etude

Vers une carte de stationnement pour les Idels ?

Le 31 janvier 2023 a été déposée sur le bureau de l’Assemblée Nationale la proposition de loi n°781 visant à créer une carte de stationnement réservée aux infirmiers libéraux. Emanant d’une trentaine de députés, cette proposition de loi permettrait aux Idels de se garer gratuitement et sans limitation de durée lors des déplacements professionnels, à l’instar de ce qui existe actuellement pour les médecins généralistes. Objectif final : éviter que certaines zones géographiques, soumises à une tarification prohibitive du stationnement, ne subissent une perte d’offre de soins à domicile alors que, selon les députés, les Idels « sont des acteurs de premier plan de la santé de proximité », et que leur intervention à domicile « est essentielle, a vocation à s’accroître et permet d’éviter de nombreuses hospitalisations au profit du bon fonctionnement de notre système de santé ». Rappelons qu’à l’heure actuelle, certaines villes ont déjà mis en place des dispositifs de stationnement spécifiques, mais rien n’existe au niveau national : ce qui crée des inégalités de traitement entre les Idels. Pour lire la proposition de loi, c’est ci-dessous !

Proposition de loi