Comptabilité – Fiscalité : les bonnes pratiques à adopter

Mis à jour le 7 mars 2024

Faire sa compta et établir ses déclarations fiscales soi-même peut effrayer. Pourtant, franchement, ce n’est pas très compliqué. Récapitulatif des bonnes pratiques à adopter aussi bien en compta que pour votre fiscalité…

Que l’on soit infirmière, kiné, pédicure-podologue ou sage-femme, aucun soignant libéral n’a reçu de formation en comptabilité ou fiscalité avant de s’installer. Du coup, certains se sentent incapables de se débrouiller seuls. Dommage… car faire sa compta et établir sa déclaration 2035 soi-même est tout à fait possible : il suffit juste d’adopter quelques bonnes pratiques. De surcroît, vous ferez de sérieuses économies… Dans ces temps d’inflation galopante et d’honoraires conventionnels qui stagnent, ce n’est pas inutile !

ADOPTER DE BONS OUTILS

La première condition d’une compta réussie est d’avoir un compte bancaire ou postal exclusivement réservé à l’activité professionnelle. Cela simplifie la tenue de la compta et limite, de fait, le champ d’intervention fiscal en cas de vérification de comptabilité.

De même, il est nécessaire d’adopter le réflexe « bon logiciel compta ». En effet, vous pourrez bénéficier de fonctions d’automatisation et d’un accompagnement qui vous feront gagner du temps. Mieux même, si ce dernier est en ligne, vous ne risquez pas de perdre vos livres comptables. Ceux-ci sont stockés à distance et accessibles en permanence. Enfin, un bon logiciel compta permet de préparer très largement sa déclaration 2035 !

NE PAS SE FAIRE DÉBORDER

Une compta réussie, ce sont des écritures traitées à temps une fois par mois ou, au pire, par trimestre. Il convient alors de :

• ne pas laisser les écritures en compte d’attente⁽¹⁾ indéfiniment, mais plutôt les affecter dès que possible. Grâce à la possibilité de créer des règles d’affectation automatiques, un bon logiciel de compta peut vous y aider !
• vider régulièrement le compte d’attente en réaffectant dès que possible les écritures… et, surtout, le solder AVANT l’établissement de la liasse fiscale.

AFFECTER LES ÉCRITURES DANS LES BONS COMPTES

Une bonne compta est aussi une histoire de logique. Ainsi, il paraît évident qu’une recette doit être affectée dans les comptes de recettes et une dépense dans les comptes de dépense. Sachez donc que :

• les recettes d’exploitation (imposables) sont affectées dans un compte commençant par 7
• les dépenses d’exploitation (déductibles) le sont dans un compte commençant par 6.

Toutefois, un bon logiciel compta vous déchargera de la tâche de choisir le compte comptable⁽²⁾ vous-mêmes. En effet, grâce à des libellés simples et compréhensibles (tels « honoraire reçu », « fourniture de bureau », « loyer et charges locatives »…), les écritures que vous saisirez seront automatiquement affectées dans les bonnes catégories, autrement dit dans les bons comptes comptables.

Bien comprendre le formulaire de déclaration fiscale

Etablir sa déclaration 2035, c’est inscrire des chiffres dans des cases. Mais encore faut-il comprendre les différentes catégories qui y sont proposées. Il est donc nécessaire de connaître et de distinguer :

• immobilisations : le cadre « immobilisations » ne doit accueillir que les immobilisations⁽³⁾qui sont en service au 31 décembre de l’année précédente (exemple : 31 décembre 2023 pour la déclaration effectuée en 2024). A noter : si les immobilisations ne sont plus utilisées dans le cadre professionnel, il s’agit de les faire retourner dans le patrimoine privé (ou de les mettre au rebut). Il convient alors de renseigner le tableau des plus et moins-values professionnelles.
• dépenses professionnelles : aucune acquisition d’immobilisation ni dépense personnelle (notamment frais de réception, représentation et congrès) ne doivent être inscrites dans ce cadre. De même, vous devez vous assurer de n’avoir inscrit aucune dépense couverte par une déduction forfaitaire dans un poste de charges (forfait kilométrique, forfait blanchissage…)
• honoraires : présent dans les deux cadres « recettes » et « dépenses », le mot « honoraire » prête à confusion. Ainsi, un honoraire rétrocédé consiste dans le versement d’une partie de vos recettes à votre remplaçant. Ils sont donc à déduire de vos recettes (cadre « recettes », ligne AC) et doivent faire l’objet d’une déclaration DAS 2 lorsque le versement dépasse 1 200 € TTC dans l’année pour un même confrère ou consoeur. Les honoraires non-rétrocédés concernent toutes les sommes versées à un professionnel libéral qui n’est pas de votre profession (exemple : avocat). Ils constituent une dépense (ligne 21). Enfin, une redevance de collaboration est la somme que vous verse un collaborateur en échange de l’utilisation de votre cabinet, votre matériel voire votre patientèle. Elle est donc à inscrire dans le cadre « recettes » (gains divers, ligne 6). Pour le collaborateur qui verse cette redevance, il s’agit de l’inscrire ligne 16 – cadre BW
• charges sociales personnelles obligatoires : les sommes payées à l’Urssaf ne sont pas toutes fiscalement déductibles (CSG non déductible, CRDS). Les adhérents Angiil n’ont, là, pas de souci à de se faire puisque cette question peut être rapidement réglée lors d’un rendez-vous individuel en présentiel ou distanciel !

ETRE COHÉRENT

S’en tenir aux règles comptables en veillant à un minimum de cohérence fait également partie du B.A-BA. Ainsi :

• toutes les opérations en espèces doivent être consignées dans votre journal de caisse⁽⁴⁾ : les entrées (paiement de vos honoraires par un patient par exemple), comme les sorties (achat de fourniture…). Reste qu’enregistrer une dépense si son montant dépasse le solde de votre caisse est impossible puisque ceci signifierait que votre caisse est négative ! Du coup, lorsque des opérations sont réglées en espèces, veillez à ne pas dépasser le solde… ou à renflouer votre caisse par un apport personnel
• un professionnel relevant du BNC n’a pas la faculté d’inscrire des dotations à un compte de réserve spécial. Du coup, impossible, par exemple, de déduire le montant d’œuvres d’artiste vivant (réservé aux BIC)…
• la réintégration dans le patrimoine personnel d’une immobilisation sans valeur de cession est impossible. Seule la mise au rebut d’un bien hors d’usage peut entraîner une valeur de cession nulle. Du coup, il convient toujours de valoriser le bien s’il est toujours utilisable (exemple : valeur argus pour un véhicule)
• l’exonération totale d’impôt au titre des ZRR (Zones de Revitalisation Rurale) est conditionnée par une déclaration au réel (déclaration 2035). Un soignant libéral en droit d’en bénéficier ne doit donc pas déclarer ses revenus selon le régime micro-BNC !
• les charges sociales personnelles facultatives (Madelin et PER) sont déductibles uniquement dans la limite des montants indiqués sur les attestations fournies par vos organismes. De plus, certains plafonds ne doivent pas être dépassés : il est donc inutile de déclarer des seuils supérieurs !
• pour être admis en déduction, les amortissements⁽⁵⁾ des immobilisations doivent être comptabilisés. Il s’agit donc, là, que le solde débiteur du compte 68 (dotation aux amortissements) et les amortissements déduits sur la déclaration 2035 soient identiques…

DISPOSER DES DOCUMENTS COMPTABLES OBLIGATOIRES À LA BONNE NORME

Tous les professionnels libéraux soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée (2035) doivent tenir obligatoirement :

• le grand livre annuel qui regroupe l’ensemble des transactions et des mouvements bancaires en les classant par compte comptable
• le livre journal qui liste chaque jour les recettes et dépenses en lien avec votre activité. A noter : les professionnels libéraux au régime micro-BNC ne sont tenus qu’à la fourniture d’un livre des recettes
• le Fichier des Ecritures Comptables qui répertorie de façon chronologique toutes les opérations (entrées et sorties d’argent) effectuées au cours d’un exercice comptable. Reste que ce dernier doit fournir les dix-huit informations obligatoires PAR écriture (code, libellé, numéro de l’opération, montant, date, motif…) : il est donc nécessaire de veiller à les fournir. De surcroît, le FEC doit être nommé au format attendu par l’Administration : SIRENFECAAAAMMJJ, avec AAAAMMJJ correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.

Pour obtenir ces trois documents, pas de panique ! Un bon logiciel comptable, doté d’une synchronisation bancaire comme l’est AngiilCompta, vous les sortira automatiquement. Une épingle supplémentaire retirée de votre pied !

S’ASSURER DE TOUTES LES PROCÉDURES

Enfin, respecter les dernières procédures est également très simple. Il suffit de :

• garder tous les justificatifs : pour être sûr de les conserver correctement, vous pouvez les scanner. Non seulement vous les retrouverez facilement, mais, en plus, vous éviterez leur dégradation physique. Mais attention à conserver les originaux qui sont les seuls validés par l’administration fiscale en cas de contrôle !
• bien conserver la carte grise et votre agenda professionnel pour justifier de votre kilométrage professionnel durant vos tournées si vous choisissez le forfait kilométrique BNC
• disposer de l’attestation de conformité de votre logiciel comptable
• déposer sa déclaration 2035 à l’heure : en effet, le dépôt en retard peut non seulement vous exposer à des pénalités et intérêts de retard, mais aussi vous priver du bénéfice de certaines exonérations (ZFU-TE, ZRR)
• clôturer votre exercice comptable annuellement. Là aussi, les titulaires d’un bon logiciel comptable n’ont aucun souci à se faire ! En effet, il leur suffit d’activer la fonction. Tout s’effectue alors de façon automatique : clôture rendant impossible toute modification de la compta ; archivage de l’exercice ; et, même, report à nouveau⁽⁶⁾ (autre procédure obligatoire). Il est de coutume que les adhérents d’une association de gestion agréée effectuent leur clôture après sécurisation complète de leur parcours comptable et fiscal par leur association. Autrement dit après réception de leur compte-rendu de mission.

Et surtout… n’oubliez pas ! Les experts Angiil sont là pour vous guider et vous accompagner. N’hésitez pas à les contacter !

Définitions importantes