Comptabilité : les bonnes pratiques à adopter
Le marathon des déclarations fiscales approche… Mais pour s’y coller, encore faut-il que sa compta soit au cordeau. Forte de 45 ans d’accompagnement comptable et fiscal des soignants libéraux, l’Angiil vous aide. Récapitulatif des bonnes pratiques à adopter en comptabilité…
Que l’on soit infirmière, kiné, pédicure-podologue ou sage-femme, aucun soignant libéral n’a reçu de formation en comptabilité avant de s’installer. Du coup, certains se sentent incapables de se débrouiller seuls. Dommage… car faire sa compta soi-même est tout à fait possible : il suffit juste d’adopter quelques bonnes pratiques. De surcroît, vous ferez de sérieuses économies… Dans ces temps d’inflation galopante et d’honoraires conventionnels qui stagnent, ce n’est pas inutile !
Adopter de bons outils
La première condition d’une compta réussie est d’avoir un compte bancaire ou postal exclusivement réservé à l’activité professionnelle. Cela simplifie la tenue de la compta et limite, de fait, le champ d’intervention fiscal en cas de vérification de comptabilité.
De même, il est nécessaire d’adopter le réflexe « bon logiciel compta ». En effet, vous pourrez bénéficier de fonctions d’automatisation et d’un accompagnement qui vous feront gagner du temps. Mieux même, si ce dernier est en ligne, vous ne risquez pas de perdre vos livres comptables. Ceux-ci sont stockés à distance et accessibles en permanence.
Ne pas se faire déborder
Une compta réussie, ce sont des écritures traitées à temps une fois par mois ou, au pire, par trimestre. Il convient alors de :
- ne pas laisser les écritures en compte d’attente(1) indéfiniment, mais plutôt les affecter dès que possible. Grâce à la possibilité de créer des règles d’affectation automatiques, un bon logiciel de compta peut vous y aider !
- vider régulièrement le compte d’attente en réaffectant dès que possible les écritures… et, surtout, le solder AVANT l’établissement de la liasse fiscale.
Affecter les écritures dans les bons comptes
Une bonne compta est aussi une histoire de logique. Ainsi, il paraît évident qu’une recette doit être affectée dans les comptes de recettes et une dépense dans les comptes de dépense. Mais il s’agit de savoir que :
- les recettes d’exploitation (imposables) sont affectées dans un compte commençant par 7
- les dépenses d’exploitation (déductibles) le sont dans un compte commençant par 6.
Toutefois, un bon logiciel compta vous déchargera de la tâche de choisir le compte comptable(2) vous-mêmes. En effet, grâce à des libellés simples et compréhensibles (tels « honoraire reçu », « fourniture de bureau », « loyer et charges locatives »…), les écritures que vous saisirez seront automatiquement affectées dans les bonnes catégories, autrement dit dans les bons comptes comptables.
Etre cohérent
S’en tenir aux règles comptables en veillant à un minimum de cohérence fait également partie du B.A-BA. Ainsi :
- toutes les opérations en espèces doivent être consignées dans votre journal de caisse(3) : les entrées (paiement de vos honoraires par un patient par exemple), comme les sorties (achat de fourniture…). Reste qu’il est impossible d’enregistrer une dépense si son montant dépasse le solde de votre caisse : sinon, votre caisse serait négative, ce qui est impossible ! Du coup, lorsque des opérations sont réglées en espèces, veillez à ne pas dépasser le solde… ou renflouez votre caisse par un apport personnel
- un professionnel relevant du BNC n’a pas la faculté d’inscrire des dotations à un compte de réserve spécial. Du coup, impossible, par exemple, de déduire le montant d’œuvres d’artiste vivant (réservé aux BIC)…
- La réintégration dans le patrimoine personnel d’une immobilisation sans valeur de cession ne passera jamais : il convient de valoriser le bien s’il est toujours utilisable (exemple : valeur argus pour un véhicule). Seule la mise au rebut d’un bien hors d’usage peut entraîner une valeur de cession nulle.
- pour être admis en déduction, les amortissements des immobilisations doivent être comptabilisés. Il s’agit donc, là, que le solde débiteur du compte 68 (dotation aux amortissements) et les amortissements déduits sur la déclaration 2035 soient identiques…
Disposer des documents comptables obligatoires à la bonne norme
Tous les professionnels libéraux soumis au régime fiscal de la déclaration contrôlée (2035) doivent tenir obligatoirement :
- le grand livre annuel qui regroupe l’ensemble des transactions et des mouvements bancaires en les classant par compte comptable
- le livre journal qui liste chaque jour les recettes et dépenses en lien avec votre activité. A noter : les professionnels libéraux au régime micro-BNC ne sont tenus qu’à la fourniture d’un livre des recettes
- le Fichier des Ecritures Comptables qui répertorie de façon chronologique toutes les opérations (entrées et sorties d’argent) effectuées au cours d’un exercice comptable. Reste que ce dernier doit fournir les dix-huit informations obligatoires PAR écriture (code, libellé, numéro de l’opération, montant, date, motif…) : il est donc nécessaire de veiller à les fournir. De surcroît, le FEC doit être nommé au format attendu par l’Administration : SIRENFECAAAAMMJJ, avec AAAAMMJJ correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.
Pour obtenir ces trois documents, pas de panique ! Un bon logiciel comptable, doté d’une synchronisation bancaire comme l’est AngiilCompta, vous les sortira automatiquement. Une épingle supplémentaire retirée de votre pied !
S’assurer de toutes les procédures
Enfin, respecter les dernières procédures est également très simple. Il suffit de :
- garder tous les justificatifs : pour être sûr de les conserver correctement, vous pouvez les scanner. Non seulement vous les retrouverez facilement, mais, en plus, vous éviterez leur dégradation physique. Mais attention à conserver les originaux qui sont les seuls validés par l’administration fiscale en cas de contrôle !
- disposer de l’attestation de conformité de votre logiciel comptable
- clôturer votre exercice comptable annuellement. Là aussi, les titulaires d’un bon logiciel comptable n’ont aucun souci à se faire ! En effet, il leur suffit d’activer la fonction. Tout s’effectue alors de façon automatique : clôture rendant impossible toute modification de la compta ; archivage de l’exercice ; et, même, report à nouveau(4) (autre procédure obligatoire). Il est de coutume que les adhérents d’une association de gestion agréée effectuent leur clôture après sécurisation complète de leur parcours comptable et fiscal par leur association. Autrement dit après réception de leur compte-rendu de mission.
Et surtout… n’oubliez pas ! Les experts Angiil sont là pour vous guider et vous accompagner. Mieux même ! Grâce à une application similaire à celle employée par les sociétés de maintenance informatique, nos experts peuvent, avec votre autorisation, prendre en main à distance votre logiciel de comptabilité pour vous donner un p’tit coup de main !
Définitions importantes
2/ COMPTE COMPTABLE : le compte comptable est la subdivision de base de la comptabilité. Il est défini selon les règles du Plan Comptable Général (PCG) et est composé le plus couramment de 6 chiffres. Dans un compte sont classés tous les éléments d’une même nature (« honoraires », « achat petit outillage »…)
3/ JOURNAL (OU LIVRE) DE CAISSE : le journal de caisse est un document comptable dans lequel on enregistre tout mouvement d’entrée ou de sortie (crédit et débit) d’espèces. Il peut être tenu en version papier et/ou en version informatique.
4/ REPORT A NOUVEAU : comme son nom l’indique, le report à nouveau est une écriture comptable qui consiste à reporter sur l’exercice comptable suivant. Il s’agit généralement de reporter le solde des comptes comptables commençant par 1, 2, 3, 4 et 5 de l’exercice qui vient d’être clôturé sur les mêmes comptes comptables de l’exercice qui commence.
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