Actualités | Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Dans tous les pays du monde, les exigences comptables et fiscales obligent à présenter et conserver toute une série de paperasse. Evidemment, la France ne fait pas exception… Mais jusqu’à quand conserver ses documents ? Et sous quelle forme ? Piqûre de rappel avec l’Angiil…

 

Relevés bancaires, avis d’impôts, quittance de loyer, factures d’essence ou de fournitures professionnelles…  Dans les cabinets des professionnels de santé libéraux, la paperasse s’accumule. Et ce n’est pas un choix… mais une obligation. Ainsi, le Plan Comptable Général (art. 922-1 et 922-2), mais aussi le Code Général des Impôts (art. 98) sont intransigeants. Ils précisent que :

  • chaque écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative
  • l’administration peut exiger la communication de toute pièce justificative
  • chaque pièce justificative doit être datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution de son contenu pendant les délais requis.

 

DES DUREES DE CONSERVATION DIVERSES…

 

Toutefois, il n’existe pas de règle unique en termes de « délais requis » pour la conservation des documents : ce serait sans doute trop simple… En réalité, il s’agit donc de conserver les documents pendant les durées durant lesquels vous (ou l’administration) peut exercer un droit comme, par exemple, réclamer un remboursement, faire jouer une garantie, exiger la preuve de la réalisation d’une dépense, d’un investissement, d’actes de soins… Dans certaines situations, cependant, les délais peuvent être allongés. C’est le cas notamment lors de réclamations contentieuses ou d’ouverture d’enquête judiciaire pour fraude fiscale…

 

Pour autant, quelques grandes règles se dessinent. Le tableau ci-dessous permet de les identifier. Attention ! Les durées indiquées sont des délais minimum !

 

Types de documents Durée Exemples
Civils et commerciaux Contrats conclu dans le cadre d’une relation commerciale et documents bancaires 5 ans Quittances d’assurance ou de loyers, facture réparation de véhicule, relevés bancaires, dossiers d’avocat…
Contrat conclu par voie électronique et factures fournisseurs 10 ans dès livraison Logiciel facturation, abonnement internet…
Contrat acquisition ou cession biens immobiliers et fonciers 30 ans Achat local professionnel…
Actes juridiques Toute la vie professionnelle Contrats collaboration, cession patientèle…
Justificatifs des actes réalisés sur les patients 2 ans (30 ans si fraude) Dossiers de soins, agendas, prescriptions…
Pièces comptables Grand livre, livre journal 10 ans
Pièces justificatives 10 ans Bon de commandes, factures clients et fournisseurs
Factures d’immobilisations 3 ans après durée de vie du bien Achats informatique, véhicule…
Fiscaux Déclarations fiscales, avis d’imposition 6 ans 2035, 2042-C…, avis d’imposition, preuve paiement impôt sur le revenu, CFE, impôts locaux…
Sociaux Déclarations sociales, avis de recouvrement 6 ans Appel cotisation et certificats  d’enregistrement de paiement (Urssaf…)
Relevé situation Carpimko illimitée … ou du moins jusqu’à la retraite (indispensable pour la vérification des points acquis)
Déclaration DS PAMC illimitée

 

Pour davantage de renseignements, et plus de précisions, il est préférable de se référer aux renseignements des seuls sites internet officiels : l’un est plutôt consacré aux papiers « personnels » (santé, famille-scolarité, logement…), donnant même accès à un simulateur ; tandis que l’autre est réservé aux entreprises, dont les cabinets de professionnels de santé libéraux font partie.

 

… MAIS SURTOUT OBLIGATOIRES !

 

La conservation des documents n’est pas obligatoire pour les particuliers : elle est simplement recommandée afin d’éviter embarras et difficultés administratives. Par contre, cette conservation est un passage obligé pour les professionnels. Ainsi, ne pas conserver les documents de votre cabinet peut même vous valoir des sanctions dans certains cas.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 € est ainsi « applicable en cas d’absence de tenue des documents » demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de contrôle « ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

 

SOUS QUELS FORMES DE CONSERVATION : PAPIER OU NUMERIQUE ?

 

Pendant 2, 3, 5, 6, 10 ans ou même durant toute votre vie professionnelle, il vous faudra donc conserver de la paperasse. Mais sous quelle forme ? Deux cas de figure se présentent :

  • si l’original du document est en format numérique (envoyé par mail par exemple ou mis à disposition sur un site internet) : il est conseillé de le conserver sous cette forme. En effet, la version imprimée n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, garder ses relevés bancaires dématérialisés, ses factures d’énergie, ou ses avis d’imposition… est simple : un bon disque dur ou un recours au cloud… et l’affaire est réglée !
  • à l’inverse, si l’original du document est en format papier (ticket d’essence, facture de restaurant…), il est quasi-obligatoire de le conserver sous le format papier. Car dans ce cas, c’est la numérisation par scan ou photo qui n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, l’administration (notamment fiscale ou Urssaf) est en droit d’exiger la présentation du document original.

Mais pourquoi une version numérique est-elle admise dans le premier cas et pas dans l’autre ? Tout simplement parce que la valeur juridique d’un document dépend de la possibilité d’authentifier sa source.

Ainsi, dans le cas d’un relevé bancaire dématérialisé, pas de souci : ce document contient une signature ou une empreinte électronique (pas toujours visible à l’œil nu) de la banque émettrice qui permet de l’authentifier. Par contre, le scan ou la photo d’une facture d’essence peuvent être facilement falsifiés. Si, donc, vous souhaitez absolument conserver ce document sous format numérique, il est nécessaire de faire garantir sa reproduction électronique au moyen d’une signature électronique avancée et d’un horodatage.

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Flash info
Certification périodique : début au 1er janvier 2023 ?

A compter du 1er janvier 2023, les 7 professions de santé disposant d’un Ordre (médecin, chirurgien-dentiste, sage-femme, pharmacien, infirmier, masseur-kinésithérapeute et pédicure-podologue) devront faire l’objet d’une certification périodique. Cette dernière a été instaurée par ordonnance en juillet 2021 et doit être acquise tous les 6 ans grâce à la réalisation d’un programme d’actions visant 4 objectifs : actualisation des connaissances et compétences ; renforcement de la qualité des pratiques ; amélioration de la relation avec les patients ; et enfin, prise en compte de sa propre santé personnelle. A noter : si l’actuel DPC remplit les obligations du 1er objectif, il reste, quand même 3 autres buts à atteindre… ce qui représentera d’après une étude de l’Inspection Générale des Affaires Sociales une somme comprise entre 1,5 à 5,4 milliards d’euros en 6 ans si l’on veut que les 1,16 millions de professionnels de santé concernés soient certifiés. En conséquence, l’IGAS préconise de prendre en compte ce qui est déjà effectué par les professionnels : revues de mortalité ou de morbidité et démarches de labellisation dans les établissements, intervention dans un congrès ou tutorat des jeunes professionnels ou encore participation à des instances professionnelles chez les libéraux… Selon l’IGAS, une économie d’environ 2,8Mds€ serait alors réalisée. Pour en savoir davantage sur la certification et sur l’étude de l’Igas, c’est ci-dessous !

Etude igas
Info certification

Idels : début des travaux sur le décret d’actes en 2023

Selon l’Ordre National Infirmier, la révision du décret d’actes infirmiers devrait débuter début janvier 2023. Rappelons que cette dernière avait été promise par Olivier Véran (alors Ministre de la Santé) dès janvier 2022… L’Ordre en profite pour revendiquer un nombre important de transferts de compétences avec possibilité de réaliser de manière autonome des actes pouvant déjà être accomplis aujourd’hui sous prescription médicale. Parmi eux : prescription de certains médicaments d’usage courant type paracétamol, renouvellement de traitement… Enfin, l’Ordre Infirmier appelle aussi à une évolution législative à travers la modification du Code de Santé Publique, pour ouvrir la possibilité d’accès direct aux professions paramédicales et les intégrer dans l’offre de soin de premier recours et dans l’organisation de la permanence de soin dans les territoires. Pour lire le communiqué de l’Ordre, c’est là !

Communiqué

Idels et sages-femmes : bientôt intégrés dans la permanence des soins ?

Le Projet de Loi de Financement de la Sécurité Sociale pour 2023 prévoit dans son article 24 bis que les infirmiers diplômés d’Etat « dans le cadre de leur activité libérale ont vocation à concourir à la mission de service public de permanence des soins ». Ceci impliquerait que les Samu-centres 15 pourraient faire appel à un Idel pour, par exemple, évaluer en 1er lieu le patient et la nécessité d’un SMUR ou d’un autre mode de transport. Rappelons que la permanence des soins est prévue pour la prise en charge des demandes de soins non programmées aux horaires de fermeture des cabinets des médecins libéraux (le soir, la nuit, le week-end et les jours fériés). Organisé par l’ARS, il met en place un tableau de garde par secteur et fait bénéficier le professionnel de santé qui y collabore d’un forfait d’astreinte qui ne peut pas être inférieur (pour les médecins) à 150 € pour 12 h indépendamment de la rémunération des actes accomplis dans le cadre de leur mission. L’article 24 bis prévoit également que les sages-femmes libérales soient également intégrées dans la permanence des soins.

Texte art. 24 bis

« Intolérable fracture sanitaire »…

C’est ce que dénonce avec force l’UFC-Que Choisir dans l’étude qui vient de paraître. En effet, selon l’UFC, il faut prendre en compte dans l’accès aux soins non seulement le critère géographique et de densité médicale ainsi que le fait l’Assurance Maladie, mais aussi le critère financier : autrement dit, il faut tenir compte des dépassements d’honoraires qui empêchent une grande partie des Français de consulter eu égard au reste à charge qu’ils ont à assumer. Du coup pour l’UFC-Que Choisir, ce ne sont pas 15,3 millions de Français qui ont un accès difficile à un médecin généraliste en métropole (c’est-à-dire qui vivent dans une zone où la densité médicale est 30% en-dessous de la moyenne nationale), mais 19 millions… Pour l’accès aux spécialistes, le constat est encore plus dramatique puisqu’alors, plus de 80% des français n’ont pas accès à un ophtalmologue respectant le tarif de la Sécurié Sociale à moins de 45 minutes de trajet, près de 80% des enfants n’ont pas accès à un pédiatre et 86% des femmes n’ont pas accès à un gynécologue… Pour connaître les détails et préconisations de l’UFC-Que Choisir, cliquez ci-dessous !

Etude

Formations sanitaires : bilan 2021

En 2021, 169 533 étudiants, dont 85 % de femmes, étaient inscrits dans l’une des 1 318 formations aux professions sanitaires de France (+5 % par rapport à 2020). La hausse du nombre d’inscrits s’observe dans toutes les formations, sauf chez les psychomotriciens. Elle est particulièrement prononcée chez les ambulanciers (+17 %) et les aides-soignants (+12 %). Toutefois, la grande majorité des inscrits (56%) se retrouve en IFSI, toutes années de scolarité confondues. On se rappelle que le nombre de places offertes à ces 3 professions a été fortement augmenté en 2021. Du côté des diplômés, leur nombre augmente également, s’élevant toutes professions confondues à 65 627 en 2021 (+2%). Mais la situation est très contrastée : nouvelle baisse chez les pédicures-podologues de -8% (déjà -23% en 2020 !), mais aussi chez les infirmiers (-4%), tandis que le nombre d’ambulanciers, de techniciens de laboratoire et d’aides-soignants progresse fortement. Enfin, si 18% des étudiants inscrits dans une formation sanitaire ont été mobilisés dans le cadre de la crise sanitaire du Covid en 2020, ils étaient encore 12% en 2021. Pour plus de détails, se reporter au communiqué ci-dessous…

Communiqué