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Actualités | Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Dans tous les pays du monde, les exigences comptables et fiscales obligent à présenter et conserver toute une série de paperasse. Evidemment, la France ne fait pas exception… Mais jusqu’à quand conserver ses documents ? Et sous quelle forme ? Piqûre de rappel avec l’Angiil…

 

Relevés bancaires, avis d’impôts, quittance de loyer, factures d’essence ou de fournitures professionnelles…  Dans les cabinets des professionnels de santé libéraux, la paperasse s’accumule. Et ce n’est pas un choix… mais une obligation. Ainsi, le Plan Comptable Général (art. 922-1 et 922-2), mais aussi le Code Général des Impôts (art. 98) sont intransigeants. Ils précisent que :

  • chaque écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative
  • l’administration peut exiger la communication de toute pièce justificative
  • chaque pièce justificative doit être datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution de son contenu pendant les délais requis.

 

DES DUREES DE CONSERVATION DIVERSES…

 

Toutefois, il n’existe pas de règle unique en termes de « délais requis » pour la conservation des documents : ce serait sans doute trop simple… En réalité, il s’agit donc de conserver les documents pendant les durées durant lesquels vous (ou l’administration) peut exercer un droit comme, par exemple, réclamer un remboursement, faire jouer une garantie, exiger la preuve de la réalisation d’une dépense, d’un investissement, d’actes de soins… Dans certaines situations, cependant, les délais peuvent être allongés. C’est le cas notamment lors de réclamations contentieuses ou d’ouverture d’enquête judiciaire pour fraude fiscale…

 

Pour autant, quelques grandes règles se dessinent. Le tableau ci-dessous permet de les identifier. Attention ! Les durées indiquées sont des délais minimum !

 

Types de documents Durée Exemples
Civils et commerciaux Contrats conclu dans le cadre d’une relation commerciale et documents bancaires 5 ans Quittances d’assurance ou de loyers, facture réparation de véhicule, relevés bancaires, dossiers d’avocat…
Contrat conclu par voie électronique et factures fournisseurs 10 ans dès livraison Logiciel facturation, abonnement internet…
Contrat acquisition ou cession biens immobiliers et fonciers 30 ans Achat local professionnel…
Actes juridiques Toute la vie professionnelle Contrats collaboration, cession patientèle…
Justificatifs des actes réalisés sur les patients 2 ans (30 ans si fraude) Dossiers de soins, agendas, prescriptions…
Pièces comptables Grand livre, livre journal 10 ans
Pièces justificatives 10 ans Bon de commandes, factures clients et fournisseurs
Factures d’immobilisations 3 ans après durée de vie du bien Achats informatique, véhicule…
Fiscaux Déclarations fiscales, avis d’imposition 6 ans 2035, 2042-C…, avis d’imposition, preuve paiement impôt sur le revenu, CFE, impôts locaux…
Sociaux Déclarations sociales, avis de recouvrement 6 ans Appel cotisation et certificats  d’enregistrement de paiement (Urssaf…)
Relevé situation Carpimko illimitée … ou du moins jusqu’à la retraite (indispensable pour la vérification des points acquis)
Déclaration DS PAMC illimitée

 

Pour davantage de renseignements, et plus de précisions, il est préférable de se référer aux renseignements des seuls sites internet officiels : l’un est plutôt consacré aux papiers « personnels » (santé, famille-scolarité, logement…), donnant même accès à un simulateur ; tandis que l’autre est réservé aux entreprises, dont les cabinets de professionnels de santé libéraux font partie.

 

… MAIS SURTOUT OBLIGATOIRES !

 

La conservation des documents n’est pas obligatoire pour les particuliers : elle est simplement recommandée afin d’éviter embarras et difficultés administratives. Par contre, cette conservation est un passage obligé pour les professionnels. Ainsi, ne pas conserver les documents de votre cabinet peut même vous valoir des sanctions dans certains cas.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 € est ainsi « applicable en cas d’absence de tenue des documents » demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de contrôle « ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

 

SOUS QUELS FORMES DE CONSERVATION : PAPIER OU NUMERIQUE ?

 

Pendant 2, 3, 5, 6, 10 ans ou même durant toute votre vie professionnelle, il vous faudra donc conserver de la paperasse. Mais sous quelle forme ? Deux cas de figure se présentent :

  • si l’original du document est en format numérique (envoyé par mail par exemple ou mis à disposition sur un site internet) : il est conseillé de le conserver sous cette forme. En effet, la version imprimée n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, garder ses relevés bancaires dématérialisés, ses factures d’énergie, ou ses avis d’imposition… est simple : un bon disque dur ou un recours au cloud… et l’affaire est réglée !
  • à l’inverse, si l’original du document est en format papier (ticket d’essence, facture de restaurant…), il est quasi-obligatoire de le conserver sous le format papier. Car dans ce cas, c’est la numérisation par scan ou photo qui n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, l’administration (notamment fiscale ou Urssaf) est en droit d’exiger la présentation du document original.

Mais pourquoi une version numérique est-elle admise dans le premier cas et pas dans l’autre ? Tout simplement parce que la valeur juridique d’un document dépend de la possibilité d’authentifier sa source.

Ainsi, dans le cas d’un relevé bancaire dématérialisé, pas de souci : ce document contient une signature ou une empreinte électronique (pas toujours visible à l’œil nu) de la banque émettrice qui permet de l’authentifier. Par contre, le scan ou la photo d’une facture d’essence peuvent être facilement falsifiés. Si, donc, vous souhaitez absolument conserver ce document sous format numérique, il est nécessaire de faire garantir sa reproduction électronique au moyen d’une signature électronique avancée et d’un horodatage.

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Flash info
Retraite : le paiement tardif des cotisations ne prive plus des droits

Le 2 juin, la Cour de Cassation a rendu un arrêt historique. En effet, jusqu’à présent, les périodes de travail correspondant à des cotisations retraite non-payées dans le délai légal imparti n’étaient pas prises en considération pour le calcul de la pension de retraite. Mais ce 2 juin, la Cour de Cassation a opéré un revirement et a considéré que l’exclusion de ces périodes constituait une ingérence dans le droit de propriété de l’assuré en portant atteinte à son droit fondamental à pension. En conséquence, les cotisations payées en retard, mais AVANT la liquidation du droit à pension doivent être prises en compte pour le calcul de la pension. Pour en savoir davantage, se référer à la décision ci-dessous…

Décision

Infirmiers : avenant 9 signé !

Ce 27 juillet, les trois syndicats infirmiers libéraux représentatifs ont signé avec l’Assurance Maladie l’avenant 9 à la convention. Outre la revalorisation des actes de vaccination à domicile (facturation à taux plein et en sus des autres actes), l’avenant 9 prévoit de nouvelles dispositions en matière de télésoin. Ainsi, la surveillance à distance des pansements sera désormais possible, tandis que les Idels pourront requérir une téléexpertise auprès d’un professionnel médical, mais aussi assister toute profession médicale lors de la réalisation de téléconsultation (et pas uniquement le médecin comme aujourd’hui). Reste que l’essentiel de l’avenant 9 est consacré à une évolution du modèle d’infirmier en pratique avancée (IPA) : revalorisation des forfaits de prise en charge de patients de plus de 20% mais aussi des aides à l’installation. Enfin, les IPA pourront également prendre en charge ponctuellement de nouveaux patients à la demande du médecin. Cet avenant entrera en vigueur fin septembre/début octobre 2022

Communiqué

Incendies : aide exceptionnelle

Les professionnels de santé libéraux touchés par les incendies de juillet 2022 peuvent bénéficier d’une aide financière de 1000€ maximum de la part de la Carpimko. Cette dernière pourra être accordée en complément d’autres aides de l’Etat et/ou des assurances privées…

Aide

Kinés : les négos reprennent !

Rompues en avril 2022, les négos conventionnelles pour les kinés ont repris sur une nouvelle base : une enveloppe réévaluée qui se monte désormais à 362 millions d’euros et qui permet notamment la revalorisation des actes en AMS, acte de balnéothérapie, actes de rééducation et la création d’un forfait annuel sur la part d’activité à domicile. En contrepartie, l’Assurance Maladie imposerait un passage obligé par l’exercice salarié avant de pouvoir s’installer en libéral (à l’exemple de ce qui se passe pour les infirmières), mais aussi un durcissement du dispositif de régulation démographique (création de zones ultradotées où les kinés ne seraient plus remplacés et suppression des dérogations en zones surdotées). La prochaine réunion est prévue en septembre 2022.

Valorisation des actes infirmiers en soutien aux urgences

Pour soutenir les services de régulation des urgences jusqu’au 30 septembre 2022, les infirmiers libéraux volontaires pourront être sollicités à la demande du centre 15 ou du service d’accès aux soins (SAS) jusqu’au 30 septembre 2022. Ils seront alors chargés de se rendre au domicile de la personne ayant appelé le 15 (y compris en Ehpad) afin d’évaluer la situation. Ils pourront aussi réaliser une téléconsultation avec le médecin régulateur et/ou un acte infirmier si nécessaire. Tous ces actes et ces astreintes feront l’objet de valorisations : ainsi, par exemple, l’astreinte de 6h se déroulant entre 20h et 8h du matin sera payée 78€ en sus des actes et déplacements. Pour en savoir davantage, cliquez sur la description du dispositif ci-dessous…

Dispositif