Actualités | Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Dans tous les pays du monde, les exigences comptables et fiscales obligent à présenter et conserver toute une série de paperasse. Evidemment, la France ne fait pas exception… Mais jusqu’à quand conserver ses documents ? Et sous quelle forme ? Piqûre de rappel avec l’Angiil…

 

Relevés bancaires, avis d’impôts, quittance de loyer, factures d’essence ou de fournitures professionnelles…  Dans les cabinets des professionnels de santé libéraux, la paperasse s’accumule. Et ce n’est pas un choix… mais une obligation. Ainsi, le Livre des Procédures Fiscales (art. L102B), mais aussi le Code Général des Impôts (art. 99) sont intransigeants. Ils précisent que :

  • chaque écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative
  • l’administration peut exiger la communication de toute pièce justificative
  • chaque pièce justificative doit être datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution de son contenu pendant les délais requis.

 

DES DUREES DE CONSERVATION DIVERSES…

 

Toutefois, il n’existe pas de règle unique en termes de « délais requis » pour la conservation des documents : ce serait sans doute trop simple… En réalité, il s’agit donc de conserver les documents pendant les durées durant lesquels vous (ou l’administration) peut exercer un droit comme, par exemple, réclamer un remboursement, faire jouer une garantie, exiger la preuve de la réalisation d’une dépense, d’un investissement, d’actes de soins… Dans certaines situations, cependant, les délais peuvent être allongés. C’est le cas notamment lors de réclamations contentieuses ou d’ouverture d’enquête judiciaire pour fraude fiscale…

 

Pour autant, quelques grandes règles se dessinent. Le tableau ci-dessous permet de les identifier. Attention ! Les durées indiquées sont des délais minimum !

 

Types de documents Durée Exemples
Civils et commerciaux Contrats conclu dans le cadre d’une relation commerciale et documents bancaires 5 ans Quittances d’assurance ou de loyers, facture réparation de véhicule, relevés bancaires, dossiers d’avocat…
Contrat conclu par voie électronique et factures fournisseurs 10 ans dès livraison Logiciel facturation, abonnement internet…
Contrat acquisition ou cession biens immobiliers et fonciers 30 ans Achat local professionnel…
Actes juridiques Toute la vie professionnelle Contrats collaboration, cession patientèle…
Justificatifs des actes réalisés sur les patients 2 ans (30 ans si fraude) Dossiers de soins, agendas, prescriptions…
Pièces comptables Grand livre, livre journal 6 ans
Pièces justificatives 6 ans Bon de commandes, factures clients et fournisseurs
Factures d’immobilisations 6 ans après la sortie du registre des immobilisations Achats informatique, véhicule…
Registre des immobilisations et amortissements jusqu’à 6 ans après la cessation d’activité
Fiscaux Déclarations fiscales, avis d’imposition 6 ans 2035, 2042-C…, avis d’imposition, preuve paiement impôt sur le revenu, CFE, impôts locaux…
Sociaux Déclarations sociales, avis de recouvrement 6 ans Appel cotisation et certificats  d’enregistrement de paiement (Urssaf…)
Relevé situation Carpimko illimitée … ou du moins jusqu’à la retraite (indispensable pour la vérification des points acquis)
Déclaration DS PAMC illimitée

 

Pour davantage de renseignements, et plus de précisions, il est préférable de se référer aux renseignements des seuls sites internet officiels : l’un est plutôt consacré aux papiers « personnels » (santé, famille-scolarité, logement…), donnant même accès à un simulateur ; tandis que l’autre est réservé aux entreprises, dont les cabinets de professionnels de santé libéraux font partie.

 

… MAIS SURTOUT OBLIGATOIRES !

 

La conservation des documents n’est pas obligatoire pour les particuliers : elle est simplement recommandée afin d’éviter embarras et difficultés administratives. Par contre, cette conservation est un passage obligé pour les professionnels. Ainsi, ne pas conserver les documents de votre cabinet peut même vous valoir des sanctions dans certains cas.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 € est ainsi « applicable en cas d’absence de tenue des documents » demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de contrôle « ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

 

SOUS QUELS FORMES DE CONSERVATION : PAPIER OU NUMERIQUE ?

 

Pendant 2, 3, 5, 6, 10 ans ou même durant toute votre vie professionnelle, il vous faudra donc conserver de la paperasse. Mais sous quelle forme ? Deux cas de figure se présentent :

  • si l’original du document est en format numérique (envoyé par mail par exemple ou mis à disposition sur un site internet) : il est conseillé de le conserver sous cette forme. En effet, la version imprimée n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, garder ses relevés bancaires dématérialisés, ses factures d’énergie, ou ses avis d’imposition… est simple : un bon disque dur ou un recours au cloud… et l’affaire est réglée !
  • à l’inverse, si l’original du document est en format papier (ticket d’essence, facture de restaurant…), il est quasi-obligatoire de le conserver sous le format papier. Car dans ce cas, c’est la numérisation par scan ou photo qui n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, l’administration (notamment fiscale ou Urssaf) est en droit d’exiger la présentation du document original.

Mais pourquoi une version numérique est-elle admise dans le premier cas et pas dans l’autre ? Tout simplement parce que la valeur juridique d’un document dépend de la possibilité d’authentifier sa source.

Ainsi, dans le cas d’un relevé bancaire dématérialisé, pas de souci : ce document contient une signature ou une empreinte électronique (pas toujours visible à l’œil nu) de la banque émettrice qui permet de l’authentifier. Par contre, le scan ou la photo d’une facture d’essence peuvent être facilement falsifiés. Si, donc, vous souhaitez absolument conserver ce document sous format numérique, il est nécessaire de faire garantir sa reproduction électronique au moyen d’une signature électronique avancée et d’un horodatage.

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Flash-infos
Sages-femmes : l’avenant 6 entre en vigueur !

L’avenant n°6 à la convention nationale est entré en vigueur ce 28 mars 2023. Rappelons qu’il prévoit la possibilité pour les patientes de déclarer à l’Assurance Maladie le nom d’une sage-femme référente, définit les missions de cette dernière et les valorise à hauteur de 45€. En parallèle, l’avenant permet la rémunération de sages-femmes libérales réalisant des accouchements en maisons de naissance ou dans les établissements de santé. C’est ainsi que plusieurs forfaits sont désormais facturables : 80€ pour les accouchements en plateau technique rémunérant la disponibilité et l’astreinte de la sage-femme sur le dernier mois de grossesse ; 300€ pour la surveillance du travail d’accouchement en maison de naissance et 150€ pour celle du post-partum immédiat ; enfin, majoration de 30€ pour les deux premières visites de surveillance à domicile. Pour lire l’intégralité de l’avenant n°6, c’est ci-dessous !

Avenant 6

Idels : nouveaux déploiements de l’avenant 9 au 23 mars

A compter de ce 23 mars, de nouveaux actes et cotations en termes de télésoin, téléexpertise et vaccination pourront être mis en oeuvre. Tous étaient prévus par l’avenant n°9 signé le 27 juillet 2022. Ainsi, deux nouveaux actes figureront désormais dans la NGAP infirmière : un acte de télésoin (suivi de pansement à distance valorisé à hauteur d’un TMI 1,6) ; mais aussi un acte de téléexpertise qui permettra aux Idels de demander, à distance, l’avis d’autres professionnels médicaux (valorisation à 1RQD). Les réalisations de ces nouveaux actes sont, cependant, liés à plusieurs conditions. D’autre part, à compter du 23 mars 2023, la cotation des actes de vaccination par Idel évolue également, avec des cotations allant de AMI 2,4 (soit 7,56€) ou AMI 3,05 (soit 9,61€) selon que les vaccins sont prescrits par un autre professionnel de santé ou non. Par contre, on note la suppression du supplément grippe (AMI 1). Enfin, la décision de l’Union Nationale des Caisses d’Assurance Maladie définit également les actes et missions que peuvent réaliser les Infirmiers en Pratique Avancée (suivi régulier et prise en charge ponctuelle). Pour en savoir davantage, cliquez ci-dessous !

Décision

Soins aux Professionnels de la Santé (SPS) : toujours plus d’appels !

L’association Soins aux Professionnels de la Santé qui met à disposition des soignants un numéro vert leur permettant de trouver du soutien face à une souffrance psychique fait son bilan. Ainsi, depuis son lancement en 2016, SPS a reçu près de 25 000 appels. La tendance va à l’accélération avec près de 7000 appels reçus pendant la seule année 2022 (soit +11% par rapport à 2021). Longs de 25 minutes environ, les appels proviennent à 6% de soignants libéraux. La profession infirmière (salariés et libéraux) est celle qui demeure la plus concernée, représentant 13%  des appels. En 2022, les 7000 appels reçu ont débouché à 23% vers une réorientation vers un psychologue en face-à-face, le médecin traitant (9%) ou un psychiatre (7%). Rappelons que le numéro vert SPS 0805 23 23 36 est gratuit, anonyme, et confidentiel. Il fonctionne 24h/24h 7j/7j grâce à l’appui de plus de cent psychologues formés. Davantage de détails dans le communiqué ci-dessous !

Communiqué

Idels : vers un report de la généralisation du BSI ?

La dernière étape du déploiement du Bilan de soins infirmier (BSI) est prévue, selon l’avenant 8, au 1er avril 2023. A compter de cette date, l’ensemble des patients dépendants (quel que soit leur âge) devaient bénéficier de ce dispositif. Toutefois, conformément à ce qui est permis par la clause de revoyure incluse dans les différents avenants conventionnels (6 et 8), l’Assurance Maladie aurait décidé de sursoir à cette généralisation. Motif : les 11 M€  de dépassement de l’enveloppe initialement allouée. La généralisation du BSI serait donc repoussée de six mois (octobre 2023)… et des procédures de contrôle auprès des Idels seraient mises en place afin de mieux comprendre ce dépassement. Affaire à suivre… Pour se remémorer l’avenant n°8, c’est ci-dessous…

Avenant 8

Le statut libéral permettrait-il de travailler plus longtemps ?

En pleine réforme des retraites, la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et de la Statistique, émanation du Ministère de l’Emploi) vient de faire paraître une étude consacrée à la soutenabilité du travail, autrement dit la capacité à faire le même travail jusqu’à la retraite. On y apprend sans surprise que 55% des infirmières et infirmiers, mais aussi des sages-femmes salariés se déclarent incapables de faire le même travail jusqu’à leur retraite. Toutefois, 31% d’entre eux estiment qu’ils pourraient le faire s’ils changent de statut et deviennent libéraux. A priori, selon eux, l’autonomie que confère ce statut permet de garder une meilleure santé, mais aussi de mieux articuler vie familiale et vie professionnelle… même sur la durée de travail est plus longue… ! Pour lire l’étude, c’est ci-dessous !

Etude